¡Evita errores en la configuración de tu Sistema Interno de Información!
La Ley 2/2023 no solo obliga a las empresas privadas de 50 o más empleados a implantar un Sistema Interno de Información (SII).
Esta ley también exige informar a empleados y terceros sobre la existencia de canales externos de denuncia. El canal externo es una vía complementaria gestionada por una autoridad pública especializada, diseñada para recibir comunicaciones con plenas garantías de independencia y confidencialidad.
El problema práctico para los equipos de Legal, Compliance y RRHH es claro: ¿a qué organismo deben remitir a sus empleados? El mapa institucional español es complejo y la respuesta no siempre es la AIPI estatal.
El acceso al canal externo es amplio. Pueden utilizarlo todas las personas que hayan obtenido información sobre infracciones en un contexto laboral o profesional, incluyendo:
Además, el informante puede acudir directamente al canal externo sin necesidad de haber utilizado antes el canal interno de la empresa.
Al redactar la documentación del SII, el mayor desafío práctico es determinar qué autoridad citar como canal externo. El legislador español ha previsto dos niveles: estatal y autonómico.
El criterio determinante es el ámbito territorial en el que la infracción produce sus efectos:
AIPI estatal: competente cuando la infracción afecta o produce efectos en más de una comunidad autónoma.
Autoridad autonómica: competente cuando el incumplimiento se circunscribe exclusivamente al territorio de su propia comunidad autónoma.
Ahora se trata de demostrar, ante una autoridad independiente con poder real, que vuestro Sistema Interno de Información funciona, protege y deja trazabilidad.
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Comunidades como Cataluña, Comunitat Valenciana, Andalucía y Galicia ya cuentan con oficinas o agencias designadas. Otras regiones, como Murcia o Extremadura, han optado por no crear órganos propios y delegar en la AIPI estatal mediante convenio.
Esto significa que la autoridad competente puede variar según dónde opera tu empresa y dónde se produce la infracción.
Al redactar la política de tu Sistema Interno de Información (SII), es crucial definir con precisión a qué autoridad debe acudir el informante. El criterio principal depende del escenario territorial de la infracción. Si el incumplimiento afecta al territorio de más de una Comunidad Autónoma, la competencia recae directamente en la AIPI estatal. En este caso, la acción recomendada es referenciar la sede electrónica de la autoridad estatal en tu documentación.
Por el contrario, si la infracción se circunscribe exclusivamente al ámbito de una sola comunidad, se deberá citar la Autoridad u Oficina autonómica correspondiente, siempre que dicha región cuente con un organismo propio. En aquellos territorios que no disponen de autoridad propia o que han delegado sus funciones (como es el caso de Murcia o Extremadura), la AIPI estatal actúa por asunción de competencias, funcionando como órgano subsidiario al que deben dirigirse las comunicaciones. Independientemente del canal elegido, la política de la empresa debe garantizar siempre que el anonimato y la protección frente a represalias están plenamente asegurados, ya que tanto la vía estatal como las autonómicas admiten denuncias anónimas.
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La accesibilidad es un pilar fundamental de la Ley 2/2023. Por ello, la AIPI habilita múltiples vías para la presentación de informaciones, permitiendo que el informante elija el formato que le brinde mayor seguridad. Las comunicaciones pueden realizarse por vía escrita, mediante correo postal o canales electrónicos, o por vía verbal, a través de teléfono o sistemas de mensajería de voz.
También existe la posibilidad de solicitar una reunión presencial, la cual debe llevarse a cabo en un plazo máximo de siete días tras la petición. Es importante subrayar que, en cualquiera de estos formatos, se mantiene la opción de realizar la comunicación de forma totalmente anónima.
En cuanto a los tiempos del procedimiento, la normativa establece hitos estrictos para garantizar una resolución ágil. Una vez registrada la información, la autoridad dispone de un máximo de 5 días hábiles para enviar el acuse de recibo (siempre que no sea anónima o existan riesgos para el informante).
Posteriormente, se abre un periodo de 10 días hábiles para la admisión a trámite tras un análisis preliminar de verosimilitud. Finalmente, la instrucción y terminación de las actuaciones deben completarse en un plazo máximo de 3 meses, periodo tras el cual se notificará la resolución correspondiente al informante, cerrando así el ciclo de protección y respuesta legal.
La AIPI puede inadmitir una comunicación por causas tasadas. Conocerlas es clave para que tu SII interno resuelva primero los casos que no superarían este filtro:
Un SII robusto, confidencial y proactivo —gestionado en sintonía por Legal, RRHH y Operaciones/IT— genera confianza interna y reduce los escalados innecesarios al canal externo.
La ley lo permite expresamente. Toda persona física puede informar sobre infracciones ante la AIPI o la autoridad autonómica competente de forma directa, sin necesidad de haber usado antes el canal interno.
Sí. La comunicación puede realizarse de forma anónima. En caso de no serlo, la autoridad está obligada a reservar y proteger la identidad del informante.
Acuse de recibo en máx. 5 días hábiles, decisión de admisión a trámite en máx. 10 días hábiles y terminación de actuaciones en máx. 3 meses desde el registro.
La política debe incluir información clara y fácilmente accesible sobre los canales internos y externos, con datos de contacto de la AIPI o la autoridad autonómica competente. Debe estar en un lugar visible, como la página de inicio de la web corporativa.
Una comunicación puede inadmitirse si los hechos carecen de verosimilitud, no son constitutivos de infracción, carecen de fundamento o no aportan información nueva respecto a un caso anterior ya resuelto.
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