Descubre cómo evitar riesgos y mantener la trazabilidad en la cadena de suministro.
¿Qué tengo que revisar exactamente antes de presentar la declaración de diligencia debida? Esta es la pregunta recurrente de los directores de Sostenibilidad, Compras y Compliance en el sector agroalimentario, maderero y de gran consumo. Con la entrada en aplicación del Reglamento de Deforestación de la Unión Europea (EUDR), ha surgido la urgencia por recopilar datos masivos. Sin embargo, la respuesta no reside en acumular papeles, sino en la solidez técnica del proceso de control.
Tratar el EUDR como un trámite documental estático genera un patrón de alto riesgo en las empresas. El proceso habitual suele limitarse a solicitar información al proveedor, recibir coordenadas de geolocalización y guardar certificados en carpetas. Este procedimiento da por completado el expediente de forma engañosa.
La disponibilidad de archivos digitales o en papel no equivale a una diligencia debida efectiva. Ante una inspección, la mera acumulación documental es insuficiente si no demuestra un criterio técnico de decisión.
En las auditorías de cadena de suministro se identifican con frecuencia varias brechas de cumplimiento críticas, por mencionar algunas:
Cuando un organismo regulador o auditor externo exige reconstruir el proceso, una carpeta desordenada compromete la defensa legal. El valor operativo del Reglamento EUDR exige construir una cadena de decisión totalmente auditable.
Cualquier tercero debe poder seguir la traza completa desde el origen hasta la comercialización. Esto implica identificar la materia prima, la parcela exacta, los riesgos detectados, las verificaciones ejecutadas y el criterio que autorizó la operación.
Según las directrices de la Comisión Europea, la verificabilidad técnica de los datos de geolocalización es la base para mitigar las sanciones administrativas.
Un expediente de diligencia debida pierde validez si no se actualiza de forma constante. El seguimiento no debe plantearse como un hito único al dar de alta al proveedor, sino como un control periódico continuo.
Para mantener la vigencia del sistema, la revisión debe estructurarse sobre los que consideramos tres ejes clave:
El esfuerzo destinado al cumplimiento del EUDR no debe quedar aislado en un departamento. La arquitectura de datos utilizada para la normativa de deforestación es idéntica a la requerida para la gestión avanzada de la cadena de suministro.
A través de los módulos especializados de Diligencia Debida, Gestión de Riesgos, Controles y Auditoría de iCloudCompliance®, las organizaciones centralizan el registro de proveedores y automatizan los cuestionarios de evaluación. La plataforma permite clasificar niveles de riesgo por origen o materia prima y mantener el historial completo de cada validación.
El software de iCloudCompliance® programa revisiones periódicas y preserva la trazabilidad inalterable de las decisiones adoptadas por los equipos de Compliance, Sostenibilidad y Calidad. Esto transforma la incertidumbre documental en un sistema de gobernanza sólido y auditable.
Cuando la información se estructura con este nivel de rigurosidad, la empresa deja de preocuparse por los papeles y pasa a contar con un activo de auditoría permanente. Este enfoque demuestra en cualquier momento por qué la organización confía en sus proveedores y garantiza el cumplimiento normativo integral.
Nota desarrollada por Alexandre Nogueira especialista en Compliance Systems & Risk
Este contenido es informativo y no constituye asesoramiento legal. © iCloudCompliance.