4 cuellos de botella más comunes en la debida diligencia EUDR

Revisa en qué fase se encuentra vuestra empresa y dónde necesita actuar con mayor urgencia.

El Reglamento de Deforestación de la UE (EUDR), Reglamento (EU) 2023/1115, modificado por el Reglamento (EU) 2025/2650, establece que a partir del 30 de diciembre de 2026 los operadores grandes y medianos deben demostrar que las materias primas que comercializan en el mercado europeo no proceden de tierras deforestadas después del 31 de diciembre de 2020. Las micro y pequeñas empresas tienen plazo hasta el 30 de junio de 2027.

El proceso de cumplimiento gira en torno a tres obligaciones:

• Recopilación de información (incluyendo coordenadas de geolocalización de cada parcela de producción)

• Evaluación del riesgo

• Mitigación del riesgo.

Todo culmina en la presentación de una Declaración de Diligencia Debida (DDD) a través del sistema TRACES-NT de la Comisión Europea, que asigna un número de referencia único sin el cual la aduana bloqueará el envío.

Sin embargo, entre la teoría del reglamento y la realidad operativa de una empresa importadora hay un abismo. Tras trabajar directamente con operadores del sector alimentario en la construcción de flujos de cumplimiento EUDR, en icloudcompliance hemos identificado 5 puntos donde la debida diligencia se atasca sistemáticamente.

Nuestra intención con este texto, es entregar un diagnóstico que permitirá identificar en qué fase se encuentra vuestra empresa y dónde necesita actuar con mayor urgencia.

1. El onboarding de proveedores internacionales está fragmentado o no existe

El EUDR exige que el operador (el importador que introduce la mercancía en el mercado UE) recopile datos precisos de cada proveedor y, en última instancia, de cada parcela de producción. Esto significa que una empresa que importa café de Colombia, cacao de Costa de Marfil o soja de Brasil necesita obtener de sus proveedores las coordenadas geográficas exactas en formato GeoJSON, certificados de producción legal, y evidencia de que las tierras no fueron deforestadas después de la fecha de corte.

El problema que encontramos recurrentemente es que las empresas no tienen un proceso estructurado para solicitar, recibir, validar y almacenar esta información de manera estandarizada. La realidad habitual es un flujo caótico de correos electrónicos, archivos de Excel con formatos inconsistentes, documentos PDF escaneados con baja calidad, y tiempos de respuesta de proveedores que pueden extenderse semanas o meses. 

Señales de alerta: Si vuestra empresa no dispone de un portal o sistema donde los proveedores puedan cargar directamente la información requerida en un formato estandarizado, estás en este cuello de botella. Si dependes de que alguien de tu equipo envíe correos individuales a cada proveedor pidiendo coordenadas y documentos, y luego copie manualmente esa información en una hoja de cálculo, el riesgo de error y de retraso es exponencial a medida que crece el número de proveedores.

Pregunta de autodiagnóstico: ¿Tenéis un proceso automatizado y estandarizado para que vuestros proveedores internacionales entreguen coordenadas de geolocalización y documentación de legalidad en un formato unificado?

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2. La evaluación de riesgo país-proveedor no está sistematizada

El EUDR establece un sistema de benchmarking donde la Comisión Europea clasifica a los países de origen en tres niveles de riesgo: bajo, estándar y alto. El nivel de riesgo del país de origen determina la intensidad de la debida diligencia requerida.

Para países de riesgo bajo, las obligaciones se simplifican. Para países de riesgo estándar y alto, el operador debe aplicar medidas de mitigación adicionales, como auditorías independientes o recopilación de documentación complementaria.

El problema que encontramos es que muchas empresas no tienen un sistema que integre automáticamente la clasificación de riesgo-país con la información específica de cada proveedor y cada envío. La evaluación se hace, cuando se hace, de forma puntual y desconectada del flujo operativo: alguien consulta la lista de países de la Comisión, anota el nivel de riesgo en una hoja aparte, y luego decide ad hoc qué medidas aplicar.

Y en estos procesos no hay un algoritmo ni un criterio estandarizado que combine el riesgo-país con variables específicas del proveedor para generar una puntuación de riesgo integrada.

Señales de alerta: Si la evaluación de riesgo de vuestros proveedores se basa en el juicio individual de un empleado, si no hay un scoring automatizado, o si no se actualiza cuando la Comisión modifica la clasificación de un país, la empresa está en este cuello de botella.

Pregunta de autodiagnóstico: ¿Cuentas con un sistema que combine automáticamente el riesgo-país con datos específicos del proveedor para generar una puntuación de riesgo integrada y actualizada en tiempo real?

3. La generación y presentación de la DDD en TRACES-NT es manual y propensa a errores

TRACES-NT es el sistema oficial donde el operador debe presentar la Declaración de Diligencia Debida antes de que la mercancía entre en el mercado UE. Sin una DDD válida con su número de referencia, la aduana bloqueará el envío. El sistema permite dos vías de presentación: la entrada manual a través de la interfaz web, o la presentación automatizada a través de API.

El cuello de botella crítico es que TRACES-NT no retiene datos de presentaciones anteriores. Esto significa que para cada nuevo envío, el operador debe volver a introducir toda la información: datos de la empresa, clasificación del producto por código HS (según el Anexo I del EUDR), datos del proveedor, coordenadas de geolocalización (que deben cargarse en formato GeoJSON), y detalles del envío como peso y volumen. 

Importante mencionar que TRACES-NT no valida la exactitud de los datos presentados. El sistema acepta la declaración tal como se introduce, pero si la información es incorrecta o incompleta, la responsabilidad legal recae íntegramente sobre el operador. Una coordenada mal transcrita, un código HS incorrecto, o una discrepancia en los volúmenes puede generar problemas en una inspección posterior.

Señales de alerta: Si vuestro equipo introduce las DDS manualmente en TRACES-NT para cada envío, si no tiene integración API con el sistema, o si ha experimentado errores de transcripción o rechazos de declaraciones, la empresa está en este cuello de botella.

Pregunta de autodiagnóstico: ¿Tu sistema de gestión de debida diligencia genera y presenta la DDS directamente en TRACES-NT de forma automatizada, o dependes de que alguien de tu equipo introduzca los datos manualmente para cada envío?

4. La documentación de respaldo no está centralizada ni es auditable

El EUDR obliga a los operadores a mantener toda la documentación de debida diligencia durante un mínimo de cinco años. Esto incluye las coordenadas de geolocalización, los certificados de legalidad, los resultados de la evaluación de riesgo, las medidas de mitigación aplicadas, las comunicaciones con proveedores, y las propias DDS presentadas con sus números de referencia. Las autoridades competentes de los Estados miembros pueden solicitar esta documentación en cualquier momento a través de inspecciones y controles aleatorios.

El cuello de botella que observamos es que muchas empresas almacenan esta información de forma dispersa: las coordenadas en una hoja de cálculo, los certificados en carpetas de email, las evaluaciones de riesgo en documentos Word, y las DDS en capturas de pantalla de TRACES-NT. Cuando llega una inspección, reconstruir el expediente completo de un envío específico puede llevar días de trabajo, y la probabilidad de que falte algún documento es alta.

Este problema se agrava con el tiempo. Cinco años de acumulación de documentación, con rotación de personal, cambios de sistemas informáticos, y proveedores que entran y salen de la cadena de suministro, generan un riesgo real de que la evidencia se deteriore o se pierda.

Señales de alerta: Si no teneís en vuestra empresa un repositorio único donde se almacene toda la documentación de debida diligencia asociada a cada envío y cada proveedor, si la información está repartida entre correos electrónicos, hojas de cálculo, carpetas compartidas y sistemas diferentes, o si no podrías producir un expediente completo de un envío de hace dos años en menos de una hora, estás en este cuello de botella.

Pregunta de autodiagnóstico: ¿Podrías generar ahora mismo un expediente completo de debida diligencia (coordenadas, verificación geoespacial, evaluación de riesgo, medidas de mitigación, DDS y número de referencia) de cualquier envío de los últimos 12 meses en menos de 60 minutos?

¿Cuál es vuestra puntuación de las preguntas diagnóstico?

Si has respondido "no" a tres o más, vuestra empresa tiene un riesgo operativo alto de no estar preparada para la fecha de aplicación del 30 de diciembre de 2026. Si has respondido "no" a todas, la situación requiere acción inmediata porque el plazo ya no permite implementar soluciones y estrategias gradualmente.

La buena noticia es que estos cinco cuellos de botella son exactamente los problemas que una plataforma como la nuestra puede resolver de forma integrada. En icloudcompliance hemos construido, en colaboración con un operador real del sector retail alimentario, un flujo que automatiza desde el onboarding del proveedor hasta la presentación de la DDD en TRACES-NT y la evaluación algorítmica de riesgo.

Si quieres evaluar cómo se aplicaría esto a tu cadena de suministro específica, puedes agendar una llamada con nuestro equipo o llenar este formulario, para asignarte un especialista. 

Este contenido es informativo y no constituye asesoramiento legal. © iCloudCompliance.